VPM – Grundlagen & Einrichtung

Diese Seite fasst die Kapitel des VPM-Handbuchs zur Inbetriebnahme zusammen: Was VPM kann, welche Dateien es braucht, wie Sie den Arbeitsplan fortführen und welche Grundeinstellungen sinnvoll sind.

Was VPM leistet

Mit VPM planen Sie Vertretungen für die Unterrichtsstunden abwesender Lehrkräfte. Ebenso lassen sich Prüfungen, Abschlussprüfungen und Lehrproben einplanen, Klassenleiterstunden vergeben und Pausenaufsichten einteilen und vertreten.

Woher kommen die Daten?

VPM arbeitet mit einigen SPM-Dateien und der Ausleitungsdatei, die SPM++ über Ausgabe → Vertretungsplandaten erzeugt. In SPM++ muss zuvor der Stundenplan eingelesen sein, nach dem vertreten werden soll.

Benötigte und erzeugte Dateien

VPM braucht diese SPM-Dateien im Planungsordner:

• Klasse.spm, Klassenb.spm, Lehrer.spm
• die Ausleitungsdatei vpmzu*.spm (der ausgeleitete Stundenplan)

Beim Betrieb legt VPM eigene Dateien an (u. a. vpm_4wochen.spm, vpm_ausfaelle.spm, vpm_jahresprotokoll.spm, vpm_protokoll.spm, vpm_vertretungen.spm, vpm.ini).

Konsistenz

Fehlt eine dieser Dateien, werden aus Konsistenzgründen alle neu angelegt. Alle VPM-Dateien müssen im selben Ordner wie die SPM-Dateien liegen.

Handhabung

Programmpasswort

VPM lässt sich mit einem Passwort schützen. Wurde bei der Installation ein für alle SPO-Programme gültiges Startpasswort gesetzt, gilt es auch hier (Groß-/Kleinschreibung beachten). Ändern über Datei → Passwort ändern.

Automatische Sicherungen

Vor jedem Neustart und laufend während der Arbeit sichert VPM alle relevanten Dateien in den Unterordner Sicherungen (Standard-Intervall: 15 Minuten, änderbar unter Diverses → Einstellungen). Im Ernstfall stellen Sie Daten dort wieder her.

Zusätzlich extern sichern

Sichern Sie mindestens einmal pro Woche den gesamten Planungsordner extern (z. B. als ZIP auf einen USB-Stick).

Erster Start & Arbeitsplan fortführen

1. Beim ersten Start den Ordner mit den SPM-Dateien und der Ausleitungsdatei einstellen (Datei oder Symbolknopf). Solange kein Stundenplan zugrunde liegt, sind die übrigen Knöpfe inaktiv.
2. Über Arbeitsplan fortführen tragen Sie eine Ausleitungsdatei wochen- oder tageweise mit Datum vor. Daraus entsteht ein datierter Stundenplan, in dem Sie Absenzen und Vertretungen planen.

Bewährte Praxis

Gleichzeitig sollten maximal 4 Wochen vorhanden sein; vergangene Wochen wieder löschen. Beim Löschen wandern die Vertretungsdaten ins Jahresprotokoll (gehen also nicht verloren). Pro Vorgang lassen sich bis zu 5 Wochen anfügen.

Grundeinstellungen (Optionen)

Vor der ersten Planung lohnen sich einige Voreinstellungen unter Diverses → Einstellungen – ein Fenster mit drei Registerkarten:

Die Einstellungen steuern u. a. Ausdruck, Vertretungssuche und Sicherungen.

Registerkarte	Zweck
Ausdruck	Schriftart/-größe, Felder und Zusatzinfos je Ausdruck (Protokoll + 3 Vertretungspläne). Passt ein Plan nicht auf A4, warnt VPM.
Vertretungssuche	Welche Vertretungsarten erlaubt sind und in welchem Zeitraum vorgezogen/getauscht werden darf.
Diverses	Sicherungsintervall, Mehrbenutzerbetrieb, Wiederherstellung aus Sicherungskopien.

Mehrbenutzerbetrieb

Im Netzwerk können mehrere Personen gleichzeitig mit VPM arbeiten. Über die Optionen legt ein Benutzername fest, wer schreibenden Zugriff hat – alle anderen lesen nur.

Weiter mit den Vorarbeiten.